当企业主准备扩展自己的业务,首先要做的不仅仅是对现有和未来的业务情况做出估算。无论是用自己的力量扩展,还是向金融机构申请贷款,一份详实的财务报表都是必须的。在其他的潜在投资者或是贷款发放人决定给你钱之前,他们会向你要财务报表的历史记录,特别是损益表(Profit and Loss Statement)、资产负债表(Balance Sheet)和现金流量表(Statement of Cash Flow)。

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在详细研究报表之前,有一个基本的告诫要给所有的企业主:报表越透明,效果越好。当然,企业主不需要学习会计原则(Generally Accepted Accounting Principles,简称GAAP)才能达到这个要求,了解一些基本原则,并咨询注册会计师或是其他财务顾问也能帮上忙。

损益表

损益表也称作收入表(Income Statement),是填写财务报表中最简单的一项。它的基本情况和普通人的个人预算表差不多,但是它的细致程度要远远大于个人记录。盈利来源要求你写明白每一项收入的来源。下一步是减去售出的商品的成本,也就是买商品时花的钱,这就算出了毛利(Gross Profit)。下一段是店铺开支,从房租到抵押贷款,工资、水电费、保险,除去店主付给供货商的钱以外,其他所有的支出都要填入这里。毛利减去所有开支的综合,这就得出了净利润,它也是公司要计算纳税额时的收入。一般在损益表右侧的第一项通常是当年收入和支出的总金额,接下来两列是去年的数据。去年与今年相比的百分比变化则是用今年的数据除以上一年的数字得出的。在表格内部,有些人会用百分比的方式重写盈亏表,然后得出以收入为基础的本月盈亏百分比。除此之外,表格内部还有科研支出和资本资产的描述,通常是由专业人士填写。

资产负债表

虽然资产负债表比较复杂,但是企业主需要明白的是,如果计算正确,数字无误,那么左侧和右侧的金额将会是相同的。资产负债表通常会在某个特定时间点进行统计,譬如年终,有些大公司会在每季度统计资产负债情况。计算公式很简单:资产(Assets)=负债(Liabilities)+股东的权益(Owner’s Equity)。

资产:资产就是公司本身拥有的东西,包括所有的现金、银行里的钱和企业完全拥有的财产,譬如公司的车以及其他公用的用具,以及整个公司的存货。除此之外,应收账款(Accounts Receivable)也属于这个类别,因为这是通过销售为公司赚取的资产,只不过尚未到账。

负债:负债则是公司欠别人的钱,无论是欠供应商的、员工的工资,还是房租或是抵押贷款以及任何款项,企业主还可以在这栏里看到公司债券(以公司的名义从个人那里,而不是银行或是其他贷款机构借用的钱)的数额。

股东的收益(Owner’s Equity):这是作为公司所有人的收益,即使是公司的所有人,每个企业主都有支付给自己薪水的权利,但是在业主拿回自己的盈利之前,这部分资产称作“留存收益”(Retained Earnings)。它同样也可以以股票所有权的形式存在。随着公司开始上市,负债表会变得更加复杂,这个时候公司就需要一个专业人士的帮助。

现金流量表:这是一种形容实际的现金流向的专业称呼,大多数的银行和其他贷款人都希望了解这方面的情况,因为它是了解公司实际支出和偿还债务能力的一个可靠的方式。它可以分解成3个部分:运营(Operations)、投资(Investing)和融资(Financing)。

运营:在这一栏将会列出直接关系到业务运行的项目,从销售收入、库存成本、员工工资以及广告收入,这一栏也包括公司拥有的汽车、设备的贬值情况。

投资:在这一栏需要填写的是任何与公司有关,但是不涉及日常运营的整体性的支出和收入。譬如采购或卖出一个新的物业或是交通工具,合并或是收购另一家企业。如果企业主不确定一笔钱应该算在运营还是投资,可以思考一下以下问题:这笔钱是否与某一天的公司业务有关,还是可以划分到下个月,如果它不属于某一天,那么它属于投资。

融资:融资包括公司的债务组合和已售出的股票。而债务组合是所有的银行贷款和抵押贷款以及你的公司将如何偿还的内容。对于一般的小企业,股市是无需担心的部分,但如果公司对一些股票投资者出售私人股票,那么在这里需要填写卖出买回这些股份要多少钱。

以上三项连起来就是公司的财务历史数据,但对于新的业务,企业主需要作出一些基本的假设和预测。如果公司正在扩张,好的预测代表着贷款能获得批准,如果企业主没有这方面的经验,融资前最好找个商业顾问和会计谈一谈。